Acá está la planilla que uso para decidir qué proceso de un negocio conviene automatizar primero, y cuál todavía no. Es la misma que lleno en la primera reunión, antes de instalar nada.
Se completa en veinte minutos y te deja tres cosas: cuánto te cuesta por mes cada tarea que hacés siempre igual, cuál conviene tocar primero, y con qué número vas a saber si funcionó.
El concepto, en una línea
Automatizar una tarea que todavía no dominás no te ahorra trabajo: te multiplica el error.
Las cinco preguntas
1. ¿Cuál es la tarea que hacés exactamente igual todas las semanas?
No la más cara ni la más molesta. La que se repite igual. Si cada vez sale distinta, todavía no es un proceso, es una decisión.
2. ¿Cuántas horas al mes te come, y cuánto vale tu hora?
Veces por mes por minutos cada vez, dividido sesenta, por lo que vale tu hora. Ese es el costo real del proceso, y es el número que casi nadie tiene escrito. Si no sabés cuántas veces la hacés, anotalo una semana y multiplicá por cuatro.
El valor de la hora lo ponés vos. Si el número lo ponés vos, después no discutís la cuenta.
3. ¿Qué pasa si sale mal?
Si el error se ve de afuera o le llega al cliente, esa no es la primera que automatizás. Empezá por una donde equivocarte no te cueste nada, así aprendés con red.
4. ¿Lo sabe hacer alguien más además de vos?
Si no lo sabe nadie, es porque nunca lo escribiste. Y lo que no está escrito no se puede enseñar, ni a una persona ni a una máquina. Escribirlo en pasos es la mitad del trabajo de automatizarlo.
La prueba rápida: contalo en voz alta. Si te sale un "depende" y no sabés de qué depende, no está listo.
5. ¿Con qué número vas a decir que funcionó?
Horas, pesos o cantidad de errores. Uno solo, elegido antes de empezar. Sin ese número, dentro de tres meses vas a estar discutiendo si sirvió en vez de mirándolo.
Y volvé a medir recién a las dos semanas de que esté andando. Antes de eso estás midiendo cuánto tardás en acostumbrarte, no el proceso.
Tres ejemplos, para que se entienda el filtro
Armar presupuestos. Cuarenta veces por mes, doce minutos cada una. Se explica en pasos, el error no le llega al cliente antes de que lo revises. Esa es la primera.
Contestar las mismas preguntas por WhatsApp. Ciento veinte veces por mes, tres minutos cada una. Cuesta más de lo que parece, pero el error lo ve el cliente en la cara. Va después, y con una vuelta de revisión tuya.
Decidir a qué cliente le das prioridad. Veinte veces por mes, diez minutos. No se explica sin decir "depende". Esa no se automatiza: es criterio, y el criterio es lo que te paga el sueldo.
La clave que casi todos se saltean
La IA no arregla tu proceso, lo repite más rápido. Si el proceso está torcido, la velocidad te agranda el problema en vez de resolverlo.
Por eso el orden es: primero lo hacés a mano, después lo hacés tantas veces que te aburre y ya conocés los casos raros, y recién ahí se lo enseñás.
La planilla
Abrir la planilla y hacer una copia
Se abre pidiéndote hacer una copia. La copia es tuya, cargala con tus datos.
Cargás la tarea, cuántas veces por mes, cuántos minutos y cuánto vale tu hora. La planilla calcula sola cuánto te cuesta por mes y arma la columna de prioridad. Ordená esa columna de mayor a menor y empezá por la de arriba.
Si preferís que te la complete la IA
Copiá esto en Claude, ChatGPT o Gemini y contestale:
Sos mi asistente para auditar los procesos de mi negocio antes de automatizar nada. Hacéme estas preguntas de a una, esperando mi respuesta antes de seguir: 1. Contame qué hiciste esta semana, tarea por tarea. 2. De todo eso, cuáles hacés exactamente igual todas las semanas. 3. Para cada una: cuántas veces por mes y cuántos minutos cada vez. 4. Cuánto vale una hora tuya. 5. Para cada una: si sale mal, lo ve el cliente. Y si lo sabe hacer alguien más además de mí. Cuando termines, devolvéme una tabla con: tarea, horas por mes, cuánto me cuesta por mes, si está lista para automatizar (sí, con vueltas, o todavía no) y por qué. Ordenala por lo que más me cuesta, y dejá afuera las que dependen de mi criterio. Decime también con qué número debería medir cada una.
Por dónde seguir
Cuando tengas la primera tarea elegida y su número anotado, ya podés automatizarla. Si no llegaste a un número, no arranques todavía: es la señal de que la tarea no está clara, no de que te falte una herramienta.
Guía armada por Leonardo Montano · consultor de IA · @laiasinverso
